Algemene voorwaarden

1. Definities en toepassingsgebied

• “Dienst”: de webtoepassing Clockfair met alle functies, inclusief de installeerbare app, de tabletmodus, herinneringen, rapporten en exports.
• “Klant”: de onderneming, zelfstandige of organisatie die een account aanmaakt en de Dienst gebruikt.
• “Gebruiker”: elke persoon die via het account van de Klant toegang heeft, zoals eigenaars, beheerders, managers en werknemers.
• “Gegevens van de Klant”: alle gegevens die de Klant of zijn Gebruikers in de Dienst invoeren of laten registreren, waaronder persoonsgegevens van werknemers.
• “Pilootfase”: de periode waarin de Dienst gratis wordt aangeboden, zoals beschreven in sectie 4.

Deze voorwaarden vormen, samen met de verwerkersovereenkomst en de privacyverklaring, de volledige overeenkomst tussen Aanbieder en Klant. Andere voorwaarden van de Klant, zoals algemene inkoopvoorwaarden, zijn uitdrukkelijk uitgesloten, tenzij Aanbieder ze schriftelijk heeft aanvaard.

2. De dienst

Clockfair helpt Klanten om werkroosters op te maken, aanwezigheden en gewerkte uren te registreren, afwijkingen op te volgen en rapporten te exporteren. De Dienst wordt geleverd zoals beschreven op de website op het ogenblik van de aanmaak van het account, met de wijzigingen die Aanbieder doorvoert volgens sectie 15.

Aanbieder verbindt zich ertoe de Dienst met de zorg van een goed vakman te leveren. Het is een inspanningsverbintenis: Aanbieder verbindt zich niet tot een onafgebroken of foutloze werking.

3. Account, toegang en rollen

• De Klant geeft correcte en volledige gegevens op en houdt ze up-to-date. Het e-mailadres moet bevestigd worden voor de Dienst gebruikt kan worden.
• De Klant en zijn Gebruikers houden hun inloggegevens, wachtwoorden en pincodes geheim en delen ze niet. De Klant is verantwoordelijk voor alles wat via zijn account gebeurt.
• Een eigenaar of beheerder kan voor werknemers een tijdelijk wachtwoord instellen. De Klant is ervoor verantwoordelijk dat dat wachtwoord veilig wordt doorgegeven en dat de werknemer het wijzigt.
• De Klant beslist wie welke rol krijgt en trekt de toegang in van personen die de organisatie verlaten.
• Vermoedt de Klant misbruik van een account, dan verwittigt hij Aanbieder zo snel mogelijk.

4. Pilootfase en proefperiode

Zolang de Pilootfase loopt, is de Dienst gratis en vraagt Aanbieder geen betaalgegevens. In die fase kunnen functies wijzigen, tijdelijk onbeschikbaar zijn of verdwijnen en geldt geen beschikbaarheidsdoel (zie sectie 10).

Aanbieder kondigt het einde van de Pilootfase en de dan geldende prijzen minstens 30 dagen op voorhand aan per e-mail aan de eigenaar van het account. De Klant kiest dan of hij een abonnement neemt. Doet hij dat niet, dan wordt het account alleen-lezen: de gegevens blijven bewaard en kunnen geëxporteerd worden. Er ontstaat nooit automatisch een betalende verplichting.

Na de Pilootfase kan een proefperiode van 30 dagen gelden zonder betaalgegevens, zoals aangegeven op de prijzenpagina.

5. Prijzen, facturatie en betaling

• Na de Pilootfase betaalt de Klant het tarief van de staffel die past bij het aantal actieve (niet-gearchiveerde) werknemers, zoals vermeld op de prijzenpagina. De Aanbieder is niet btw-plichtig (kleine onderneming): op de prijzen wordt geen btw aangerekend.
• Het abonnement wordt maandelijks of jaarlijks vooraf gefactureerd en betaald via de betalingsdienst die in de Dienst wordt aangeboden. Een jaarabonnement is niet tussentijds terugbetaalbaar.
• Wijzigt het aantal actieve werknemers zodat een andere staffel geldt, dan geldt het nieuwe tarief vanaf de volgende factuurperiode. Aanbieder verwittigt de Klant daarvan vooraf in de app.
• Aanbieder kan prijzen wijzigen mits een kennisgeving van minstens 30 dagen. De Klant kan het abonnement tot het ingaan van de wijziging opzeggen.
• Bij een mislukte betaling krijgt de Klant een termijn van 7 dagen om te betalen. Daarna wordt het account alleen-lezen tot de betaling in orde is. Gegevens worden daardoor niet gewist.
• Op niet tijdig betaalde facturen is van rechtswege en zonder ingebrekestelling verwijlinterest verschuldigd tegen de rentevoet van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties.

6. Duur en opzegging

• De overeenkomst gaat in bij het aanmaken van het account en loopt voor onbepaalde duur.
• De Klant kan op elk moment opzeggen via de instellingen van de Dienst of per e-mail. De opzegging gaat in op het einde van de reeds betaalde periode. Reeds betaalde bedragen worden niet terugbetaald, behalve wanneer de wet dat verplicht.
• Aanbieder kan de overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van 30 dagen. In de Pilootfase kan de Dienst of een functie ervan met dezelfde termijn stoppen.
• Beide partijen kunnen de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen bij een ernstige tekortkoming van de andere partij die na een schriftelijke aanmaning van 14 dagen niet is hersteld.
• Bij het einde van de overeenkomst kan de Klant zijn gegevens exporteren. Op verzoek wordt de organisatie verwijderd, na een bedenktijd van 30 dagen. Facturen blijven bewaard zolang de boekhoudwetgeving dat vereist.

7. Toegestaan gebruik

De Klant en zijn Gebruikers gebruiken de Dienst enkel voor het beheer van hun eigen organisatie en niet om:

• gegevens in te voeren of te verwerken zonder daarvoor een rechtsgrond te hebben of zonder de betrokkenen correct te informeren;
• de beveiliging te omzeilen, de Dienst te overbelasten, te scannen op kwetsbaarheden zonder voorafgaande toestemming, of de broncode te kopiëren, te ontleden of terug te construeren;
• wederrechtelijke, kwetsende of misleidende inhoud te registreren of te verspreiden;
• de Dienst door te verkopen, in onderaanneming aan derden aan te bieden of er een concurrerend product mee te maken.

Bij een inbreuk kan Aanbieder de toegang tijdelijk beperken of schorsen, in de mate die nodig is en na verwittiging waar dat mogelijk is.

8. Gegevens van de Klant en verwerkersovereenkomst

De Gegevens van de Klant blijven eigendom van de Klant. De Klant geeft Aanbieder het recht ze te verwerken voor zover nodig om de Dienst te leveren, te beveiligen en te verbeteren.

De Klant is voor de persoonsgegevens van zijn werknemers de verantwoordelijke voor de verwerking en Aanbieder is verwerker. De verwerkersovereenkomst op de website maakt deel uit van deze overeenkomst en is van toepassing vanaf het gebruik van de Dienst.

De Klant kan zijn gegevens op elk moment exporteren uit de Dienst. Aanbieder gebruikt de Gegevens van de Klant niet voor reclame en deelt ze niet met derden, behalve met de subverwerkers uit de verwerkersovereenkomst.

9. Intellectuele eigendom

De Dienst, de software, het ontwerp, de teksten en het merk Clockfair blijven eigendom van Aanbieder of van zijn licentiegevers. De Klant krijgt voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar recht om de Dienst te gebruiken voor eigen interne doeleinden.

Opmerkingen en suggesties van de Klant mag Aanbieder vrij gebruiken om de Dienst te verbeteren, zonder vergoeding.

10. Beschikbaarheid, onderhoud en ondersteuning

• Aanbieder streeft naar een hoge beschikbaarheid, maar garandeert geen ononderbroken werking. Onderhoud wordt waar mogelijk buiten de gebruikelijke werkuren uitgevoerd en vooraf aangekondigd.
• Aanbieder maakt dagelijks een back-up en bewaart die 14 dagen. Back-ups zijn bedoeld om de Dienst te herstellen en niet als archief van de Klant: de Klant exporteert zelf regelmatig de gegevens die hij wil bewaren.
• Ondersteuning gebeurt per e-mail op nclsdigital@gmail.com, doorgaans binnen twee werkdagen.
• Klokken op de tablet of gsm vereist een werkende internetverbinding. Is de Dienst onbereikbaar, dan registreert de Klant uren op een andere manier en voert ze achteraf in via een correctie.

11. Verantwoordelijkheid van de Klant en geen juridisch advies

Clockfair is een hulpmiddel voor tijdsregistratie en geen juridisch, fiscaal of sociaal advies. De Klant blijft verantwoordelijk voor de naleving van het arbeidsrecht, het sociaal recht en de regels over arbeidstijd, loonberekening en bewaartermijnen. De Dienst is ontworpen om registraties correct, volledig en controleerbaar bij te houden, maar garandeert niet dat de Klant daarmee aan al zijn wettelijke verplichtingen voldoet.

De Klant informeert zijn werknemers over de registratie van hun uren en over de verwerking van hun gegevens, en bepaalt zelf hoe hij de gegevens gebruikt, bijvoorbeeld voor de doorgave aan het sociaal secretariaat. De Klant controleert rapporten en exports voor hij ze gebruikt.

12. Aansprakelijkheid

• Aanbieder is enkel aansprakelijk voor schade die het rechtstreekse en voorzienbare gevolg is van een fout in zijn dienstverlening.
• Aanbieder is niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade of gevolgschade, zoals winstderving, gemiste besparingen, verlies van klanten, fouten in een loonberekening, boetes of sancties van inspectiediensten, of schade door onjuist ingevoerde gegevens.
• De totale aansprakelijkheid van Aanbieder voor alle schadegevallen samen is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de 12 maanden voor het schadegevend feit voor de Dienst heeft betaald, met een minimum van 250 euro.
• Een klacht moet binnen 30 dagen nadat de Klant de schade heeft vastgesteld schriftelijk aan Aanbieder worden gemeld, anders vervalt de vordering.

Niets in deze voorwaarden beperkt de aansprakelijkheid voor opzet, bedrog of zware fout, voor schade aan leven of lichamelijke integriteit, of voor wat wettelijk niet beperkt of uitgesloten mag worden.

13. Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming die het gevolg is van overmacht, zoals een storing van het openbare elektriciteits- of telecommunicatienetwerk, een storing bij een hostingprovider of een cyberaanval waartegen redelijke maatregelen waren genomen, brand, overstroming of overheidsmaatregelen. De verplichtingen worden opgeschort zolang de overmacht duurt.

14. Vertrouwelijkheid

Beide partijen houden vertrouwelijke informatie van de andere partij geheim en gebruiken ze enkel voor de uitvoering van de overeenkomst. Deze verplichting geldt niet voor informatie die openbaar is, die de ontvangende partij rechtmatig van een derde kreeg of die op wettelijk bevel moet worden vrijgegeven. Ze blijft gelden na het einde van de overeenkomst.

15. Wijzigingen van de voorwaarden en van de dienst

Aanbieder kan deze voorwaarden en de Dienst wijzigen, bijvoorbeeld door wijzigingen in de wet, de technologie of het aanbod. Wijzigingen die de Klant nadeel berokkenen worden minstens 30 dagen voor ze ingaan aangekondigd per e-mail of in de app. Gebruikt de Klant de Dienst na die datum, dan aanvaardt hij de wijziging; de Klant kan voordien kosteloos opzeggen.

Aanbieder kan de Dienst verbeteren en functies aanpassen, voor zover de essentiële functionaliteit behouden blijft.

16. Algemene bepalingen

• Is een bepaling van deze voorwaarden nietig of niet afdwingbaar, dan blijven de overige bepalingen gelden en wordt de nietige bepaling vervangen door een geldige bepaling met een zo gelijkaardig mogelijk economisch effect.
• Dat een partij een recht niet onmiddellijk uitoefent, betekent niet dat zij er afstand van doet.
• Aanbieder mag de overeenkomst overdragen aan een opvolger van zijn onderneming, mits hij de Klant daarvan verwittigt. De Klant mag zijn rechten en plichten enkel met schriftelijke toestemming van Aanbieder overdragen.
• Communicatie tussen de partijen kan per e-mail. Een e-mail die naar het laatst opgegeven e-mailadres is verzonden, geldt als ontvangen.

17. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op deze overeenkomst is het Belgische recht van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst in der minne op te lossen. Lukt dat niet, dan zijn de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Turnhout, bevoegd.

18. Contact

Vragen of klachten over deze voorwaarden of de Dienst? Mail naar nclsdigital@gmail.com of schrijf naar Mertens Nicolas, handelend onder de naam NCLS digital, Kiezelweg 78-101, 2400 Mol, België.